Jeder Auftraggeber und jede Auftraggeberin führt über die Vergaben ab 50'000 Franken fortlaufend eine jährliche Statistik, die folgende Angaben enthält (Muster):
- Zuschlagsdatum
- Projektname
- interne Beteiligte (Projektleitung)
- externe Beteiligte (mit dem Verfahren Betraute)
- berücksichtigte Anbieterinnen und Anbieter
- Art der Leistung
- Gesamtpreis des berücksichtigten Angebots inkl. MWST
- Verfahrensart, bei freihändiger Vergabe kurze Begründung
Die Jahresstatistik ist mit Ausnahme der internen Projektleitung und externen Dritten öffentlich; sie muss bei der vom Auftraggeber und von der Auftraggeberin bezeichneten Stelle eingesehen werden können.
Nach Ablauf von drei Jahren ist die Aufbewahrung der Statistik nicht mehr erforderlich.
Die im Staatsvertragsbereich verpflichteten Auftraggeberinnen und Auftraggeber (Kanton, Gemeinden, Unternehmen in den Bereichen Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie Telekommunikation) erstellen auf Aufforderung des Interkantonalen Organs für das öffentliche Beschaffungswesen (InöB) gemäss der IVöB über die meldepflichtigen Aufträge gesondert eine jährliche Statistik. Das Bau-, Umwelt- und Wirtschaftsdepartement ist für die Weiterleitung der notwendigen Daten zuhanden des Bundes zuständig.
Über jeden im Staatsvertragsbereich freihändig vergebenen Auftrag erstellt die Auftraggeberin und der Auftraggeber einen Bericht mit folgenden Angaben:
- Name der Auftraggeberin/des Auftraggebers und der berücksichtigten Anbieterin/des berücksichtigten Anbieters;
- Art und Wert der beschafften Leistung;
- Erklärung der Umstände und Bedingungen, welche die Anwendung des freihändigen Verfahrens gemäss Art. 21 Abs. 2 IVöB rechtfertigen.
Archivierung
Soweit nicht eine weitergehende Aufbewahrungspflicht besteht, was für die kantonale Verwaltung und die Gemeinden zutrifft (vgl. die Verordnung zum Archivgesetz), sind die Vergabeakten nach Abschluss des Verfahrens während dreier Jahre aufzubewahren.
Zu den Vergabeakten gehören:
- die Ausschreibung
- die Ausschreibungsunterlagen (sofern nicht Bestandteil des berücksichtigen Angebots)
- das Offertöffnungsprotokoll
- die Korrespondenz über das Vergabeverfahren
- Verfügungen im Rahmen des Vergabeverfahrens
- das berücksichtigte Angebot.