Statistik und Archivierung

Jeder Auftraggeber und jede Auftraggeberin führt über die Vergaben ab 20'000 Franken fortlaufend eine jährliche Statistik, die folgende Angaben enthält (Muster):

  • Datum
  • Projektname
  • interne Beteiligte (Projektleitung)
  • externe Beteiligte (mit dem Verfahren Betraute)
  • berücksichtigte Anbieterinnen und Anbieter
  • Art der Leistung
  • Auftragswert (netto)
  • Verfahrensart.

Diese Statistik ist öffentlich; sie muss bei der vom Auftraggeber und von der Auftraggeberin bezeichneten Stelle jederzeit eingesehen werden können.

Nach Ablauf von drei Jahren ist die Aufbewahrung der Statistik nicht mehr erforderlich.

Die im Staatsvertragsbereich verpflichteten Auftraggeberinnen und Auftraggeber (Kanton, Gemeinden, Unternehmen in den Bereichen Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie Telekommunikation) erstellen auf Aufforderung des Interkantonalen Organs gemäss der IVöB über die meldepflichtigen Aufträge gesondert eine jährliche Statistik und stellen sie der LUSTAT Statistik Luzern zu. Dieses leitet die Statistik dem Interkantonalen Organ zuhanden des Bundes weiter.

Über jeden im Staatsvertragsbereich freihändig vergebenen Auftrag erstellt die Auftraggeberin und der Auftraggeber einen Bericht mit folgenden Angaben:

  • Name der Auftraggerberin oder des Auftraggebers
  • Art und Wert der beschafften Leistung
  • Ursprungsland der Leistung
  • Bestimmung aus § 6 Absatz 2 öBV, nach welcher der Auftrag freihändig vergeben wurde.

Archivierung

Soweit nicht eine weitergehende Aufbewahrungspflicht besteht, was für die kantonale Verwaltung und die Gemeinden zutrifft (vgl. die Verordnung zum Archivgesetz), sind die Vergabeakten nach Abschluss des Verfahrens während dreier Jahre aufzubewahren.

Zu den Vergabeakten gehören:

  • die Ausschreibung
  • die Ausschreibungsunterlagen (sofern nicht Bestandteil des berücksichtigen Angebots)
  • das Offertöffnungsprotokoll
  • die Korrespondenz über das Vergabeverfahren
  • Verfügungen im Rahmen des Vergabeverfahrens
  • das berücksichtigte Angebot.